Cách Quản Lý Hồ Sơ Bằng Excel

Quản lý hồ sơ cá nhân của mỗi nhân sự thế nào mang lại đúng? Cùng tìm hiểu thêm với thiết lập về miễn phí tệp tin Excel quản lý hồ sơ nhân sự sau đây của goldmarkcity-hanoi.com.vn.

*

Biểu chủng loại Excel thống trị hồ sơ nhân sự

1. Các thành phần của một tệp tin Excel thống trị hồ sơ nhân sự

Trong file thống trị làm hồ sơ nhân sự bởi Excel bao gồm hầu hết ban bố sau:

Mã nhân viên (mã chấm công): Mỗi nhân sự được gán với cùng một mã số cố định ko trùng nhau. khi nhân sự đó nghỉ việc, mã số này rất cần phải giữ nguyên (không gán lại cho những người khác).

Bạn đang xem: Cách quản lý hồ sơ bằng excel

Họ và tên

Bộ phận

Loại hình nhân sự: BOD, quản lý, nhân viên,...

Vị trí công việc: Là tên địa điểm nhưng nhân viên cấp dưới sẽ đảm nhận, bao hàm cả level bây chừ. Ví dụ: Chuim viên sales Level 1

Loại hình có tác dụng việc: Full-time, part-time, thời vụ,...

Cửa hàng có tác dụng việc: Trụ sở, chi nhánh 1, Trụ sở 2,...

Các một số loại sách vở và giấy tờ cần thiết: Sơ yếu ớt lý định kỳ gồm xác thực địa pmùi hương, Bản sao công triệu chứng CMTND hoặc CCCD, Bản sao công triệu chứng giấy khai sinh, Bản sao công hội chứng sổ hộ khẩu, Bản sao công hội chứng bằng tốt nghiệp, Giấy khám mức độ khoẻ bao gồm vết đỏ, Hợp đồng gồm chữ ký và dấu đỏ, có thể thêm hình họa thẻ.

2. Cần kết hợp hồ sơnhân sự với phần lớn biểu mẫu mã nhân sự Excel nào khác?

Nếu như nhằm quản lý thông tin người tìm việc, thành phần tuyển chọn dụng chỉ việc quan tâm cho tới một số trong những báo cáo cơ bản nhỏng bọn họ cùng thương hiệu, thông báo contact, trình độ học tập vấn, kinh nghiệm tay nghề làm việc,... thì thống trị nhân sự đòi hỏi phức tạp các hơn thế.

Để làm chủ một giải pháp bao quát cùng không hề thiếu làm hồ sơ nhân sự, thì ngoài tệp tin Excel hồ sơ nhân sự, công ty bắt buộc ssinh hoạt hữumột hệ thống tất cả 5biểu chủng loại Excel khác:

File Excelthống trị list nhân sự tổng quan:Đây là trang tổng quan tiền tuyệt nhất về đọc tin của những nhân sự đã thao tác làm việc trên chủ thể (đã vào thời hạn phù hợp đồng).

File Excel làm chủ đúng theo đồng: Doanh nghiệp bắt buộc sử dụng tệp tin Excel này cai quản thông tin thích hợp đồng demo câu hỏi với các một số loại hòa hợp đồng lao cồn (HĐLĐ theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất mực tất cả thời hạn bên dưới 12 mon, HĐLĐ xác định thời hạn, HĐLĐ ko khẳng định thời hạn).Các ngôi trường công bố của biểu mẫu quản lý hợp đồng nhân sự hơi đơn giản dễ dàng, tuy vậy lại bao quát lượng tài liệu phệ với đòi hỏi độ đúng chuẩn cao.File Excel theo dõi và quan sát nhân sự mới: Trong quy trình hoạt động, chắc rằng công ty lớn đang đón thêm mọi nhân viên new. Filequản lý hồ nước sơbởi Excel về cơ bạn dạng là sự việc phối hợp giữa nhì biểu chủng loại Danh sách nhân sự và Hồ sơ cá nhân, nhưng mà nhấn mạnh rộng vào các lên tiếng cần thiết trong quy trình onboarding (nhập môn) nhân sự.File Excel quan sát và theo dõi nhân sự nghỉ ngơi việc:Cũng tương tự nlỗi Biểu mẫu theo dõi và quan sát nhân sự mới, tuy vậy đối với nhân sự nghỉ việc, doanh nghiệp buộc phải quan tâm hơn sự biến đổi của những nguyên tố có khả năng sẽ bị huỷ hiệu lực thực thi hiện hành sau khi nhân sự nghỉ vấn đề, tương tự như làm hồ sơ cần thiết nhằm hoànvớ thủ tục kết thúc hòa hợp đồng.

File Excel theo dõi và quan sát dịch chuyển chi phí lươngcủa nhân sự: Không đề xuất là nhân sự mới hay nhân sự nghỉ vấn đề, dịch chuyển chi phí lươngbao hàm các ngôi trường hợp tăng lương, sút lương, tăng cấp độ, bớt màn chơi, luân chuyển vị trí, chuyển công tác,... Trong file Exceltheo dõi và quan sát biến động này, nên lưu ý tới ngày sự biến đổi có hiệu lực thực thi hiện hành.

Để hỗ trợ bộ phận nhân sự những công ty lớn, goldmarkcity-hanoi.com.vn đang tổng đúng theo biết tin toàn bộ 06 biểu mẫu mã trên thành một BỘ BIỂU MẪU QUẢN LÝ NHÂN SỰ BẰNG EXCEL. Cliông xã trên phía trên nhằm thiết lập về miễn phí tổn.

*

Các tài liệu khác hoàn toàn có thể cài về:

1.Bộ Từ điển năng lực và Bản thể hiện công việc đến 60+ địa chỉ vào doanh nghiệp

2.Mẫu Excel bảng chnóng công tiên tiến nhất (theo giờ đồng hồ, ngày, tuần)

3.Mẫu Excel bảng tính lương hiện hành (cập nhật 5/2021)

4.Mẫu Word quy định lương ttận hưởng, prúc cấp cho và xử pphân tử dùng vào doanh nghiệp

5.Mẫu Word nội quy cửa hàng (bản không thiếu 21 trang)

6.Mẫu Word sổ tay nhân viên (employee handbook) phiên bản khá đầy đủ 38 trang

3. Có phương án nào thay thế biểu mẫu Excel để quản lý hồ sơ nhân sự nhanh khô - gọn - đúng đắn - bảo mật thông tin rộng không?

Quản lý nhân sự bởi Excel từ rất lâu đã được xem là nhiệm vụ thân thuộc của thành phần Nhân sự những doanh nghiệp. Sự không còn xa lạ này thậm chí là còn được coi là lẽ đương nhiên: bọn họ vẫn vẫn từng ngày từng giờ trung thành cùng với quá trình tkiểm tra lại, nhập liệu bằng tay bên trên hầu như file số liệu này.

Đúng vậy, “quản lý làm hồ sơ nhân sự” là điều bắt buộc phải có tác dụng. Thế tuy thế, cách thức có thể sử dụng đâu mang định chỉ có thể là “Excel”?

Theo Gartner, 30% công ty lớn bài bản vừa đủ với lớn trên toàn cầu vẫn thực hiện bộ hình thức dựa trên đám mây cho những trọng trách quản ngại trị nhân sự vào khoảng thời gian 2020.

Ngày nay, technology 4.0 lấp sóng rộng thoải mái, thậm chí trí tuệ nhân tạo (Artificial Intelligence - AI) cùng technology lắp thêm học tập (Machine Learning - ML) sẽ đóng vai trò đặc biệt trong không ít nhiệm vụ quản trị với vận hành; vậy chẳng có gì cực nhọc đọc Lúc công ty thay thế sửa chữa Excel bởi một công cụ văn minh rộng nhằm thống trị nhân sự.

Và quan trọng rộng không còn, việc tận dụng một phương án tiện lợi rộng góp công ty lớn không hẳn tập trung không ít vào các các bước liên quan cho tới giấy tờ thủ tục mà ko tạo thành năng suất thao tác làm việc.

a. 06 điểm yếu kém của biểu chủng loại Excel Khi dùng để thống trị nhân sự

Dữ liệu phân tán, khôn cùng khó khăn nhằm rà soát toàn diện và tổng thể tuyệt làm report toàn vẹn, gây cản trở bài toán ra quyết định

khi quản lý làm hồ sơ bằng file Excel, có lẽ công ty sẽ hiểu được tài liệu có khả năng sẽ bị phân tán ngơi nghỉ những tệp tin khác nhau. Họ cũng ngầm đồng ý sẽ bỏ ra thêm nhiều thời gian với công sức của con người để xử lý.

Tuy nhiên, vấn đề đó ko đơn giản chỉ là tiêu tốn lãng phí nguồn lực có sẵn cho khách hàng, mà còn dẫn tới những hệ luỵ nguy hại hơn - ngăn cản vấn đề thanh tra rà soát tổng thể và toàn diện, chế tác báo cáo nhân sự, và câu hỏi hối hả ra đưa ra quyết định của chỉ huy.

Không bảo vệ bảo mật

Lẽ dĩ nhiên là bên làm chủ nào vẫn muốn bảo mật những công bố vào công ty, đặc biệt là các tài liệu nhạy cảm. Trong công tác cai quản nhân sự chứa không hề ít dữ liệu nhỏng vậy: nấc lương của từng nhân sự, số CMTND/CCCD, mã số thuế TNCN, số sổ BHXH, số thích hợp đồng, nguyên nhân ngủ câu hỏi,...

Xem thêm: Tìm Hiểu Về Launchpad Là Gì? Cách Mua Các Ieo Mới Nhất 2021 Hướng Dẫn Mua Token Các Dự Án Ieo Trên Launchpad

Tuy nhiên, những biểu mẫu Excel đích thực ko bảo đảm bảo mật. Không bao gồm phân quyền, không có khoanh vùng dữ liệu làm sao được đánh dấu “chỉ dành cho tất cả những người quản lí lý” cả. Mặc mặc dù công ty thiết lập tệp tin hoàn toàn có thể đặt mật khẩu đăng nhập truy vấn, tuy nhiên vẫn ko tách khỏi không giống ngôi trường thích hợp bị nhỉ ra ngoài.

Đó là chưa tính nhiều người dân sẽ buộc phải cần sử dụng phổ biến một biểu mẫu: nhân viên nhân sự, trưởng chống nhân sự, chuyên viên C&B,... Việc điều hành và kiểm soát bảo mật thông tin gần như là là bắt buộc.

*

Quản lý làm hồ sơ nhân sự bằng Excel tiềm ẩn những côn trùng nguysợ hãi mang lại doanh nghiệp

Không thể giữ lại “quá kế” cho những người sau

Giả sử tất cả một người đứng đầu nhân sự bắt đầu đến mừng đón các bước, nhưng mà cô ấy lại cấp thiết “giải mã” biện pháp viết tên và bố trí các lên tiếng bên trên biểu chủng loại Excel cơ mà người cũ vướng lại. Vậy cô ấy rất có thể làm những gì ngoài Việc bắt buộc sửa thay đổi các biểu mẫu kia theo sự phát âm biết và tay nghề của bản thân, hoặc tệ không chỉ có thế là ban đầu lại tự con số 0 tròn trĩnh.

Biểu chủng loại quản lý nhân sự bởi Excel là một trong những tài nguyên ổn cực hiếm của người sử dụng, nhưng lại thật nuối tiếc là không có tác dụng chuyển giao với thừa kế toàn vẹn.

Khả năng tích phù hợp kém

Trong nhiệm vụ quản ngại trị nhân sự nói thông thường, có nhiều ứng dụng doanh nghiệp rất có thể thực hiện nhỏng ứng dụng chnóng công, ứng dụng tính lương, ứng dụng quản lý KPI/OKR, thống trị tài sản, cai quản tài liệu, phần mềm chat, chữ ký điện tử,... Nhược điểm của biểu mẫu Excel là cần thiết tích phù hợp với gần như luật pháp tiến bộ đó.

mặc khi với số đông vẻ ngoài phổ cập hơn hoàn toàn như là đồng hồ, định kỳ biểu tốt Gmail thì Excel cũng không kết nối được.

Dễ gây ra các lỗi không nên bởi thao tác làm việc của bé người

Tất cả những thao tác làm việc của nhỏ fan bên trên biểu chủng loại Excel, từ việc nhập liệu tới tìm kiếm tìm, tra soát, xào luộc, chỉnh sửa,... đa số được thực hiện trọn vẹn thủ công. Con fan không được xây dựng sẵn như phần mềm bắt buộc không đúng sót là điều dễ hiểu; nhưng lại ko cung ứng được con tín đồ do đó thiếu hụt sót của hiện tượng.

Sai lầm đang còn xẩy ra liên tục hơn nữa khi đa số người cùng truy vấn với chỉnh sửa một file Excel. Ngay tại lúc nhận thấy fan khác sẽ làm việc bên trên cùng một đồ họa cùng với mình, nhân viên của bạn đã sở hữu thể bị mất triệu tập với tạo ra lầm lẫn.

Không thể mở rộng Khi cửa hàng tăng quy mô

Dữ liệu lớn mạnh cùng rất công ty lớn. khi càng có rất nhiều nhân viên thì đại lý tài liệu nhân sự càng trsinh hoạt buộc phải lớn lao. Không thể giải quyết và xử lý bằng phương pháp cđọng tăng thêm số trang, số mẫu, số cột,... được.

Hay nói theo cách khác, khi công ty lớn mở rộng quy mô, cai quản nhân sự bởi biểu mẫu Excel truyền thống cuội nguồn gần như là siêu hạng.

b. Phần mềm quản lí trị đọc tin nhân sự goldmarkcity-hanoi.com HRM là phương án số 1 để sửa chữa biểu mẫu nhân sự Excel

Thấu hiểu những bài bác toán thù trong nghiệp vụ quản ngại trị với những điểm yếu của biểu mẫu mã nhân sự Excel kể trên, goldmarkcity-hanoi.com.vn vừa mới đây đang mang lại ra mắt một giải pháp thay thế sửa chữa hoàn hảo và tuyệt vời nhất - Phần mềm cai quản đọc tin nhân sự goldmarkcity-hanoi.com HRM.

Phần mềm goldmarkcity-hanoi.com HRM+ cùng với các tài năng tuyển chọn dụng, hội nhập, làm chủ đọc tin nhân sự toàn diện

goldmarkcity-hanoi.com HRM hoàn toàn có thể tự động hóa tạo ra những báo cáo nâng cao, giúp đỡ bạn nhanh chóng đưa ra đưa ra quyết định nhân sự

Đâu là đều chỉ số quan trọng đặc biệt buộc phải những thống kê trong cai quản trị nhân sự? Số lượng nhân sự và workload của những chống ban? Tổng số chi phí thuế cần nộp? Tổng số chi phí lương phải trả toàn công ty? Số tiền lương của phòng marketing? Mức lương mức độ vừa phải trên một nhân sự? Tổng đưa ra phí? ROI nhân sự?

Các chỉ số này sẽ được tính toán auto từ bỏ đầy đủ dữ liệu sẵn có của chúng ta trên phần mềm, với hiển thị tức thì (real-time) trong mục báo cáo.

Bởi vậy, bất cứ dịp nào bạn có thể thay được tình trạng tổng quan lại về nhân sự trong công ty để lấy ra những đưa ra quyết định đúng chuẩn.

*

Một phần bối cảnh những report được chế tạo tự động trường đoản cú các báo cáo nhân sự bên trên goldmarkcity-hanoi.com HRM

goldmarkcity-hanoi.com HRM có tác dụng bảo mật ngặt nghèo, chỉ tín đồ được phân quyền bắt đầu có thể truy cập dữ liệu

Nếu như một tệp tin Excel dễ dãi được share ra ngoài; thì nhằm truy cập được vào khối hệ thống goldmarkcity-hanoi.com HRM của bạn, một tín đồ sẽ phải cài một thông tin tài khoản ứng dụng (được tạo ra với kiểm soát vày công ty doanh nghiệp) VÀ được phân quyền mang lại. Đôi khi, chỉ gồm chỉ huy cùng một vài ba chuyên viên nhân sự cao cấp bắt đầu có quyền chỉnh sửa tài liệu toàn đơn vị, còn cai quản chỉ gồm quyền coi (chứ không phải chỉnh sửa) dữ liệu của cấp cho bên dưới ở trong cơ quan mình.

Đối cùng với ánh mắt tự phía nhân viên, goldmarkcity-hanoi.com.vn có cung ứng thêm 1 áp dụng khác để bọn họ từ bỏ xem công bố cá nhân và những tài liệu thao tác không giống của bản thân được tàng trữ do công ty lớn. Ứng dụng này mang tên goldmarkcity-hanoi.com Me, còn được gọi là Trang làm hồ sơ cá thể của từng người.

Như vậy, không chỉ có bảo mật công bố tốt hơn, phần mềm của goldmarkcity-hanoi.com còn tôn vinh tính rành mạch, đáp ứng nhu cầu mong ước biết tới của nhân viên cấp dưới trong những khi vẫn bảo vệ quyền kiểm soát điều hành của chúng ta.

goldmarkcity-hanoi.com HRM được thiết kế với chuyên nghiệp hóa, dễ dàng áp dụng, dễ ợt chuyển nhượng bàn giao cho người làm chủ khác

Phần mềm có khả năng tàng trữ dữ liệu hết sức béo, tài năng hiển thị cũng rộng vội nhiều lần đối với một biểu mẫu mã Excel nên không có thông tin làm sao y như một “mã số túng ẩn” cả.

mặc khi bối cảnh cùng biện pháp sắp xếp các trường đọc tin cũng theo đúng quy chuẩn và ngắn gọn xúc tích, đảm bảo an toàn thuận tiện hiểu đọc cùng sử dụng cho 1 người new - của cả là một trong những trưởng phòng nhân sự tay nghề cao hay 1 chuyên viên mới vẫn còn “con kê mờ”.

*

Một phần bối cảnh của Phần mềm cai quản biết tin nhân sự goldmarkcity-hanoi.com HRM

goldmarkcity-hanoi.com HRM có công dụng tích vừa lòng bự theo cả chiều rộng lớn cùng chiều sâu

Trong cỗ giải pháp quản ngại trị nhân sự toàn vẹn của goldmarkcity-hanoi.com.vn còn phần nhiều mềm có lợi khác: phần mềm onboarding nhân viên mới, chnóng công bình dấn diện khuôn khía cạnh, tính công, tính lương, quản trị phương châm, làm chủ gia sản,... Phần mềm HRM được tích thích hợp nghiêm ngặt với tất cả các ứng dụng này - cùng cả các nguyên tắc phía bên ngoài không giống.

Lấy ví dụ, bên trên goldmarkcity-hanoi.com HRM, nhân sự A bao gồm đọc tin mã chấm công là 072, email nội bộ là nguyenvana